[图文]Excel在班级成绩管理中的应用方法

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[图文]Excel在班级成绩管理中的应用方法

学校管理中常用的excel功能(一)
学校管理中常用的excel功能(一)

对于教师来说每次考试后整理学生成绩都不是一件轻松的事情。

通常收回的学 生试卷并不可能按已有成绩表中的顺序排列,因此每次用 Excel 输入成绩前都得先 把试卷按记录表中的顺序进行整理排列,之后才能顺次输入,这自然是很麻烦的。

实际上最快速的录入方法应该是按试卷的顺序在 Excel 中逐个输入学号和分数,由 电脑按学号把成绩填入成绩表相应学生的记录行中。

在 Excel 中实现这个要求并不 难。

首先我们得有一张 Excel 成绩记录表,然后在成绩记录表侧增加四列(J:N), 并输入列标题(图 1)。

1.表格设置

选中 Excel 表格的 J1,单击菜单“数据/有效性”,在“设置”选项卡中单击 “允许”的下拉列表选择“序列”,在“来源”中输入=$C$1:$H$1。

选中 K 列右击 选择“设置单元格格式”,在“设置单元格格式”窗口“数字”选项卡的“分类” 中选中“文本”,确定设置为文本格式。

2.输入公式 选中 J2 输入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2, L:M, FALSE)), VLOOKUP(A2, 2, "", L:M,2,FALSE)),按 A2 的学号在 L:M 查找并显示相应的分数,如果没找到出现错 误则显示为空。

在 Excel 表格的 L2 输入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3)),提取 K2 数据左起 三位数并在前面加上 2007,然后转换成数值。

由于同班学生学号前面部分一般都是 相同的,为了加快输入速度我们不需要全部输入,只要输入学号的最后三位数即可, 然后 L2 公式就会自动为提取的数字加上学号前相同的部分“2007”显示完整学号。

接着在 M2 输入公式=VALUE(MID(K2,4,3)),提取 Excel 表格的 K2 数据从第 4 位以 后的 3 个数字(即分数)并转成数值。

最后选中 J2:L2 单元格区域,拖动其填充柄向 下复制填充出与学生记录相同的行数(图 2)。

注:Excel 的 VALUE 函数用于将提取的文本转成数值。

如果学号中有阿拉伯数 字以外的字符,如 2007-001 或 LS2007001,则学号就不再是数字格式而变成文本格 式了,此时 L2 的公式就不必再转成数值了,应该改成="2007"&LEFT(K2,3),否则 会出错。

3.防止重复

选中 Excel 表格的 K 列单击菜单“格式/条件格式”, 在“条件格式”窗口的条 件 1 的下拉列表中选择“公式”并输入公式=L1=2007,不进行格式设置。

然后单击 “添加”按钮, 添加条件 2, 设置公式为=COUNTIF(L:L, L1)>1, 单击后面的“格式” 按钮,在格式窗口的“图案”选项卡中设置底纹为红色,确定完成设置(图 3)。

这样,当在 Excel 表格的 L 列中出现两个相同学号时,就会变成红色显示。

按 前面的公式设置, K 列为空时 L 列将显示为“2007”, 当 因此前面条件 1 的当 L1=2007 时不设置格式,就是为了避开这个重复。

4.录入成绩 需要输入成绩时, 先单击 Excel 表格的 J1 后的下拉按钮, 从下拉列表中选择要 输入的列标题(如:期中),再选中 K1 输入第一个学生的学号和成绩 00159,回车, 后面的 L1、M1 就会显示学生的学号 2007001、分数 59,同时分数会自动填写到学号 为 2007001 行的 J 列单元格。

继续输入第二个学生学号分数 008112,回车,如此重 复即可完成全部学生的成绩录入。

在输入时如果学号出现重复,则输入的单元格和 与其重复的单元格会同时以红色显示,提醒你输入可能出错了(图 4)。

由于 Excel 表格的学号和成绩是按试卷顺序输入的,因此可以很方便地查出到 底哪一个输入值是错误的。

全部输入完成后,只要选中 J 列进行复制,再选中保存 “期中”成绩的 E 列, 右击选择“选择性粘贴”, 在弹出的窗口中单击选中“数值” 选项,确定即可把 J 列显示的成绩以数值方式粘贴到 E 列。

这样, 只要顺次在 Excel 表格中输入学号分数后回车就可以轻松完成成绩录入。

至于新增用于输入的 J:M 列内容,平时不需要录入成绩时可选中 J:M 列右击选择 “隐藏”将其隐藏起来。

等需要时再拖动选中 I:N 列右击选择“取消隐藏”即可恢 复。

当然你也可以一开始就把这 4 列的内容建立保存在其他 Excel 工作表中,那就 可以完全不影响原表了,不过笔者认为还是放在同一表中会比较直观。

如何使用 Excel 对学生成绩进行排名实现同成绩同名次学生成绩的分析离不开每次测试后对学生成绩的排名次,然而我們使 用 EXCEL 的中“数据”菜单中的排序,却无法自动实现同成绩同名次, 只能靠手动去完成。

那么 EXCEL 能否自动实现同成绩同名词的排序工作 呢?下面给大家介绍 EXCEL 的“RANK()”函数,它将为我们轻松解决 这个问题。

首先确定排序的学科或总分等然后在其面插入一列输入 “名次“。

如下表:其次选中所要排序的那列数据插入的列的第一个空格(名次下面的那格)如图中 “D2”或”G2”

点击工具栏上的 fx-函数分类-全部-函数名-“RANK”出现如图对话框。

对上面语文 A 排序,点击下图的第一个提示框“Number”然后点击成绩“C2”, 再点击下图的第二个提示框“Ref”, 再点击成绩“C2”然后按住鼠标左键直接 往下拖到“C18”。

在提示框“Ref”中 C 和 2、C 和 18 之间输入“$”符号,然后点确定,这时第一 个学生的语文 A 名次就自动生成了。

最后把鼠标放在自动生成的名次上,点击鼠 标左键,当左下角出现“+”的时候按住鼠标左键往下拉,至最后一个学生这样排序不需要选中整个表格数据。

一、用 excel 对学生成绩排序,先选中数据区域,排序,填充自动排名,再改 动同分数的名次······,太繁琐了! 其实,在 EXCEL 中有个很好的自动排名函数 RANK! 二、RANK 函数 返回一个数字在数字列表中的排位。

数字的排位是其大小与列表中其他值的比值 (如果列表已排过序,则数字的排位就是它当前的位置)。

语法 RANK(number,ref,order) Number Ref 将被忽略。

为需要找到排位的数字。

为数字列表数组或对数字列表的引用。

Ref 中的非数值型参数Order为一数字,指明排位的方式。

 如果 order 为 0(零)或省略,Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。

如果 order 不为零,Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照 升序排列的列表。

三、示例: 成绩统计过程中经常要对学生成绩进行排名,如果使用 rank 函数,就 很简单了:如, C2 单元格中输入公式=RANK(B2,B:B,0), 在 表示: B2 在 B 列 求 (B:B) 中按降序(0)的排名。

确认后即可得出 B2 单元格中的成绩在 B 列成绩中的排名 结果。

【也可以直接插入分 f (x) 函数, 选择 rank, 再在 Number 选中 B2, Ref 在 选 中 B 列, Order 填写 0 或缺省不填为降序排名, 为升序。

1 成绩通常降序排名, 因此,Order 可以缺省。

确定】 选中 C2 单元格,将鼠标移至该单元格右下角,成细十字线状时(通常 称之为“填充柄”),按住左键向下拖拉,即可将上述公式快速复制到 C 列下面 的单元格中,完成其他同学语文成绩的排名统计。